В зъболекарския кабинет телефонът звъни точно когато лекарят е с пациент на стола, а асистентката държи аспиратора. Никой не може да вдигне. Пациентът с болен зъб не чака дълго: звъни на следващия кабинет в списъка. От днес Virtual Receptionist може да се свърже безплатно с Agendessa, календара за записване на часове, и да записва пациентите директно в него, докато екипът работи.
Какво се променя за един стоматологичен кабинет
Досега AI рецепционистът можеше да отговаря на въпроси, да приема съобщения и да предава заявки за час на екипа. С новата интеграция той вижда самия календар. Когато някой се обади, агентът пита Agendessa кои часове са наистина свободни за конкретната услуга и за конкретния лекар, предлага ги на пациента и след потвърждение записва часа. Записът се появява в календара на кабинета със същите данни, които бихте въвели ръчно: услуга, час и специалист.
На практика агентът поема четири неща от рецепцията:
- Свободни часове в реално време. Няма предварително зададен списък. Агентът проверява календара по време на разговора, според продължителността на услугата и графика на всеки лекар.
- Записване директно в календара. Щом пациентът каже „да“, часът е в Agendessa. Не остава бележка, която някой трябва да препише вечерта.
- Преместване и отказ. Ако пациентът не може да дойде, агентът намира записания му час, предлага нов или го отменя, винаги след като пациентът потвърди.
- Разпознаване на редовните пациенти. По телефонния номер агентът разбира с кого говори и кога е следващият му час, без да пита отново за името.
Един въображаем разговор от Варна
Следният диалог е измислен пример, който показва как протича едно обаждане. Представете си малък стоматологичен кабинет във Варна с двама лекари и една асистентка.
Пациент: Добър ден, искам да си запиша час за почистване на зъбен камък при д-р Петрова. Ако може в сряда следобед.
Агент: Добър ден! Д-р Петрова има свободни часове в сряда в 14:30 и в 17:00. Кой ви е по-удобен?
Пациент: В пет часа е идеално, тогава излизам от работа.
Агент: Записвам ви: сряда, 17:00, почистване на зъбен камък при д-р Петрова. Готово, часът ви е запазен.
Пациент: Благодаря, до сряда!
Докато трае този разговор, д-р Петрова продължава работата си. Когато свърши с пациента, вижда новия час в календара, без никой да е вдигал телефона. Часовете, които агентът предлага, идват от Agendessa в същия момент, така че двойно записване на едно и също място не се случва.
Безплатна връзка, отделен абонамент за Agendessa
Свързването на Virtual Receptionist с Agendessa не струва нищо допълнително в плановете Растеж и Мащаб, както и в техните Omni версии. Разговорите се отчитат както обикновено, в рамките на плана ви.
Самата Agendessa е отделен продукт: софтуер за онлайн записване с картони на клиентите и напомняния. Абонаментът за нея се сключва отделно, директно при тях. Ако кабинетът ви вече работи с Agendessa, не трябва да сменяте нищо: достатъчен е един API ключ.
Как се свързват двете системи в 4 стъпки
- Ключ в Agendessa. В Agendessa отворете Настройки, след това API и интеграции, и създайте API ключ с права за четене, клиенти и часове.
- Ключът в панела. В панела на Virtual Receptionist изберете Интеграции, после Agendessa, поставете ключа и натиснете Тест. Когато се изпише името на кабинета ви, връзката работи.
- Свързване на агента и пробни разговори. Нашият екип свързва гласовия агент с календара ви и заедно правим няколко пробни обаждания, за да чуете как звучи.
- Старт. Използвайте номера на агента или пренасочете към него сегашния номер на кабинета, през целия ден или само когато никой не може да вдигне.
Всички подробности за интеграцията, включително какво точно вижда агентът, са на страницата за интеграцията с Agendessa.
За кого е полезно освен за зъболекари
Стоматологичният кабинет е само един пример. Същото работи навсякъде, където хората записват часове по телефона, а екипът няма свободни ръце: фризьорски и козметични салони, физиотерапевти, ветеринарни клиники, автосервизи, кабинети на психолози. Агентът отговаря и в чата на сайта ви, така че пациентите, които не обичат да звънят, също могат да си запишат час сами.
Често задавани въпроси
Плащам ли допълнително за връзката?
Не. В плановете Растеж и Мащаб интеграцията е включена. Плащате само плана си във Virtual Receptionist.
Трябва ли ми абонамент за Agendessa?
Да. Agendessa е отделен софтуер и абонаментът се взима директно от тях. Безплатна е само връзката между двете услуги.
Имам план без интеграции. Какво да направя?
Планът Основен работи без връзка с други системи. За да свържете Agendessa, преминете към Растеж или Мащаб.
Какво става, ако желаният час е зает?
Агентът предлага най-близките свободни часове от календара, включително при друг лекар, ако пациентът е съгласен. Записва само това, което наистина е свободно.
Работи ли и в чата на сайта?
Да. Същият агент записва, мести и отменя часове и в чата на сайта ви.
Ако искате да чуете как звучи, обадете се на демо линията ни и задайте въпросите си на самия агент.